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ボランティアが個人的にNPO団体のWebサイトを作ってくれると提案してくれました。何か気をつけるべきことはありますか。

予算のないNPOにとって、広報に役立つツールを無料で作ってもらえるのは大変ありがたいものです。ただし、チラシなどの「作って終わり」のメディアと異なり、Webならではのことで気をつけたい内容があることに気を付けましょう。

<ボランティアに最低限確認したいこと>

▼運用にかかる費用はあるか確認しよう

チラシ等と異なり、Webサイトを維持するドメインやサーバーに費用がかかることがあります。無料ブログや無料Webサイト運営ツールだけを使う場合は費用がかかりませんが、独自ドメインやレンタルサーバーを利用する場合は、月額費用や年額費用がかかることがあるため、運用費用を確認しましょう。

すべてボランティアにお任せ…という場合も、どこの何というツールを使うのか、ということはきちんと明記してもらうようにしましょう。
現在の担当者とそのボランティアがいなくなって、Webサイト上でトラブルが起こり「何を使っているのかわからず、対応に時間がかかる」というケースもあります。

▼更新したいときに迅速に対応できるか確認しよう

Webサイトの内容を更新したいときに、自分たちで更新できるのがベストですが、そのやり方がわからない場合に、ボランティアの方に依頼すれば最大どのくらいで対応してもらえるのか、連絡がつかないときにはどうすればいいかということを確認しましょう。
団体側にWebサイトに詳しい人が全然いない場合、
1)可能であれば、ボランティアさんにはWebサイトだけでなく、簡単な更新手順書を作ってもらう
2)「更新の仕方が全然わからないWebサイトを作ってもらう」のではなく、Jimdoなど、初心者でもわかりやすいツールを選び、「作り方・更新のしかたを教えてもらう」という方法を取る
ということがおススメです。
関連記事:Webサイトを作るときは、WordPressなどの CMSがオススメ

参考:「無料でお願いしたら…」のあるあるトラブル

無料でお願いする以上、贅沢は言えませんが、下記のようなケースもあるということを念頭に、過剰な期待をしないようにするとよいでしょう。

▼ボランティアと連絡が取れなくなった

ボランティアをやる!と思い立ったときは熱意にあふれていた人も、本業等で忙しくなりボランティアでの制作に手が回らなくなり、メールをしても返事もない…というケースです。
制作がある程度進んでいる場合、スケジュール上、今さら他の人にお願いもしづらく…という困ったことになる場合があります。

また、無事リリースした後も、更新作業をお願いしていたのに連絡がつかなくなるというケースもあります。この場合、更新したいのに更新できず、古い情報のままのWebサイトを放置することになってしまうのでさらに事態は深刻です。
リリースの後の更新は、団体内でもできるように、体制を整えておきましょう。

▼デザイン等がイマイチだけど無料だから言い出せない

ボランティアの人は一生懸命作ってくれるのですが、団体側が求めるレベルに達していないケース。無料で一生懸命作ってくれるということがあるので言い出せないというパターンです。
最悪の場合、ずいぶん作りこんだ後で「リリースに耐えるクオリティではない」と判断せざるを得ず、ボランティアは「タダでここまでやらせておいて、リリースもしないのか!だったら最初からお金払って作ってもらえばいいのに」と恨めしく思うことがあります。

ある程度のクオリティを求める場合は、制作前に、そのボランティアがこれまで制作したWebサイトや、その制作時における役割を確認しておくとよいでしょう。「デザインをやりました」といっても、実はデザイナーのアシスタント業務だったかもしれません。

▼熱意がありすぎて思っていたよりボリュームのあるWebサイトとなり、団体側の確認が追いつかない

ボランティアの熱量が大きく、コンテンツがボリューミーになってしまい団体側がコンテンツの内容を確認する時間が取れず、団体側がギブアップ、頓挫。そしてボランティアが失望してしまうケースです。
事前にどのくらいの規模のWebサイトになるのか、どの時期に確認にどのくらいの時間を必要とするのかを確認しておくとよいでしょう。

ボランティアに依頼する際も、「プロボノ」(スキルを持ったボランティア)と団体をマッチングする「サービスグラント」などの中間支援団体に相談することで、上記のようなトラブルが発生するリスクを抑えることができます。
興味があれば自団体がマッチング条件に当てはまるか、確認してみるとよいでしょう。

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