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セミナーやイベントを実施しても、レポートして広報するパワーがありません

それなりの集客力のあったセミナーやイベントを実施しても、なかなかその内容をレポートにしてWebに掲載するということにパワーが割けず、「とりあえず記録用の写真は撮ったけれど世に出す状態ではない…」という団体・企業は多いと思います。
しかし、セミナーやイベントは、その団体・企業の活動や想い・スキルのエッセンスがぎゅっと詰まった場。
せっかくなのできちんとイベントレポートとして世に残せるよう、「仕組み化」するようにしましょう。

1.予算もパワーもない場合は、参加者にハッシュタグでレポートしてもらう

参加者にSNS利用者が多い場合など、Twitterのハッシュタグを使ってイベントレポートをしてください、と、参加者にイベントのエッセンスのレポートを依頼していまうという手があります。イベントの後にそのハッシュタグのついたTweetを拾って、ブログに掲載するだけです。
Twitter利用者はTwitterでつぶやく内容を引用することに同意していますので、法律的には問題がないですが、気になる場合は会場での配布物に「ハッシュタグはこちらです。つぶやいた内容を後日広報に利用させていただくことがあります」等記載しておくと安心でしょう。

メリット:参加者が感心したところがTweetされることが多いので、「売り」となりやすい部分が自動的に集まって来る
デメリット:投稿の数や内容を制御できない。SNSを利用しない層が多い場合は使えない。

ということを考えると、SNSを使いこなせるリテラシーの人が感心するような、オリジナリティの高い、品質の良いセミナー・イベントをしている団体・企業向けだと思います。

2.予算は少しあるがパワーがない場合は、在宅ワーカーに遠隔レポートという手もある

筆者が今回トライしたのがこちらの手法です。
イベントレポートを執筆するための団体内パワーが割けず、ライターにわざわざ取材に来てもらって外注するほどの予算もない…というイベントがあったので、東京でのイベントをオンライン通話でつなぎ、大阪の在宅ワーカーが通話しながら文字起こし・録音して遠隔で記事作成…にトライしてみました。
急ぎではなかったのでイベントの内容を録音しておいて、その録音データを在宅ワーカーに渡す…というやりかたでもいいのですが、話の流れでライターから「今、ワークショップをやってるのであれば●●の写真を撮ってほしい」など現場へ指示があり、現場に出ていたスタッフがその指示に従い撮影できるというメリットがあります。
このやり方で作成した記事を団体サイトで掲載・SNS発信したところ、内容に独自性があったことや、社会の関心が高いタイミングだったこともあり、大手サイトに転載されたり、何度もリツイートされたりして、5万近いインプレッション以上を獲得することができました。

メリット:内容のコントロールが効く。SEOを意識した原稿に仕上げることができる
デメリット:ライターに「この写真が欲しい」と判断し指示できる編集者的要素が必要なので、やや人を選ぶ

2を他のイベントで展開する際のポイントと注意点

  • 取材に在宅ライターを使い、遠隔で実施すれば日本全国のイベントレポを低予算で可能そう。(育児中のママライターなど、遠方に取材に行けないが仕事をしたい…と言う人も多いので)この作業量であればクラウドワーカーで、1~2時間のイベントであれば5000円~1万円前後くらいで募ってもやってくれる人がいるのではないでしょうか。
    ただし、いきなり本番だとライターは理解しながら記事のメモを取らないといけないので、必要に応じて秘密保持契約を締結しておき、事前に当日使うスライドを渡しておくと話の理解もしやすく、ライティングがスムーズになると思います。
  • 他の団体と共催にすることで、お互いの活動に興味のある層を相互相客できる。
  • 当日使うスライドのうち、問いにあたるスライドがある場合はそのスライドをそのままSNSのサムネイル画像として表示されるようにするとキャッチ―かつ効率的。
  • 他の団体の使用するスライドをオンラインに掲載する際は、先方チェックだけでなく、出典などのファクトや著作権をきちんと自団体でもチェックする
  • 事前にイベント会場←→在宅ライター間の通信状態を確かめて、問題がないか確認しておく。
  • 質疑応答が発生する場合は、マイクが声を拾わないので回答者が「**というご質問ですね」などと質問者の質問内容をサマリーにして復唱するか、回答者にマイクを回すようにすることが必要(これは遠隔で記事を書くときだけでなく、広い会場の際などにも注意したいポイントです)
  • 写真撮影の許可が取れたら取っておく。取れない場合は、なるべく参加者のお顔が写らない角度で(講師をメインにするなど) 撮影することを意識していただく。

3.予算は少しあるがパワーがない場合は「テープ起こし」形式もある

2は在宅ワーカーにリアルタイムに遠隔で参加してもらう方法ですが、時間が合わない場合や、写真指示を出せるような人材か不安な場合は、イベントの内容を録音しておき、その内容を在宅ワーカーにテープ起こししてもらうという手もあります。
クラウドワーカーサイトでテープ起こしで検索して、評価が高めでお手頃な方を選び、音源をお送りするということになります。

メリット:詳細に話を再現できる。「話したこと」がベースなので、解釈の違いが発生しづらく、関係者チェックが楽。ワーカーを拘束しないので、価格交渉がしやすい
デメリット:録音にない音声は再現できない。冗長な部分が残ってしまう

予算や状況にあわせて、最適な方法を選びましょう。

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