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紙でもらった各種個人情報をデータ化するのが面倒です。いい方法はありますか?

個人で教室や美容室などの対面サービスを運営している場合、生徒さんやお客さんのお申し込み情報やアンケート内容を紙に記入してもらった後、データ化するのをついついあと伸ばしにしてしまう…というケースは多いようです。データ化する判断から方法までを簡単にまとめてみました。

まず、「本当にデータ化するとよいことがあるのか」を見極める

原本は有事の際等に別途保管をしておくとしても、ある程度の量になってくるとデータ化をしておいたほうが何かと便利です。

  • 情報の更新・追加がしやすい
  • お問い合わせの際に検索・対応しやすい
  • 適切なタイミングでプロモーション(メール等)しやすくなる
  • 売上や在籍期間等を可視化し分析することで、課題を抽出して事業改善に生かせる

逆に言うと数が増えない、量がない、プロモーションしない、事業改善に生かす予定はない…等であれば、無理にデータ化することはないですし、そもそも個人情報を取得する必要があるかということも含めて検討したほうが良いかもしれません。

取得の方法を改め、「データ化」しなくてよいような運用にする

紙で取得した個人情報等が蓄積してしまっている場合、まずは「入口」を改めましょう。往々にして「いつか全部をデータ化してから、取得の方法も変更しよう」と思いがちですが、順番を考え直した方がよいでしょう。
プールにたまり続ける水を柄杓で外に出そうとするより、まずは水栓を止めてから作業すべきということです。

具体的には、
「お客さんが紙で申込書を書く」→「ファイルする」→「自分(またはスタッフ)が申込書をデータ化する」という流れを最初から変えてしまいます。
「お客さんがデータで申し込みフォームに入力する」を最初のステップにしてしまえば、それで作業終了です。

こちら側で「ファイルする」→「自分(またはスタッフ)が申込書をデータ化する」に充てていた時間はその分浮きますので、新たなプロモーションや事業改善のための分析に使うことができます。

お客さんにフォームで入力してもらう方法の例

対面で記入してもらっていた場合は、もしこちらでタブレット端末を用意できるのであれば、フォーム画面を表示させたタブレット端末をお客さんに渡してしまうという手があります。「こちらのフォームにご入力ください」とお伝えするだけです。

相手が複数人いたり、タブレット端末を用意できなかったりする場合は、お客さんの携帯電話の端末で自社サイトから張っておいた申し込みリンクを辿ってもらうか、リンクのURLを送ることでフォーム入力してもらえます。

フォームで入力してもらうメリット

  • 転記ミスがなくなる
  • データのフォーマットが揃う(住所データの始まりが都道府県、市区郡などでばらつきがなくなる)
  • 回答必須化することで漏れなく入力してもらえる

フォームを作るのって大変なのでは?

Googleフォームなど、無料かつセキュリティもしっかりしたフォームサービスがおススメです。Googleフォームの設定画面から、Excelとしてダウンロードできるスプレッドシートと呼ばれる表にデータを蓄積させていく設定にすることも可能です。
その際、盗難等に備えて、パスワードをかけておくようにします。

まずはぜひ、入り口をデータで入ってくるように運用を変更しましょう。

※予算がある場合は、kintoneでアプリを作るという手もあります。

すでにもらってしまった個人情報のデータ化はどうするか

すでに溜まってしまっている個人情報のデータ化はどうするか、という問題ですが、入り口をせき止めた今であれば少し気持ちの余裕が出てきている(はず)と思います。
予算に応じてデータ化を完了させましょう。

予算が全くない場合

自分(またはスタッフ)が頑張りましょう。NPOの場合は、インターンやボランティアの人の手が空いているときにお願いするタスクとしてもよいでしょう。

予算が少しはある場合

出社ありのクラウドソーシングで募集をかけてみるという手もあります。
きちんとしたい、という場合は派遣会社に派遣さんに来ていただくよう依頼するという手もあります。
もっと慣れた人にお願いしたい…という場合は、スキャニングや紙のドキュメントをデータ化する会社を検索して依頼するのもよいでしょう。1件10円前後でやってくれるようです。

一般的なデータのリストと異なり、個人情報という取扱注意のものなので、Pマークを取得している会社に依頼するのでないのであれば、なるべく社内(依頼主の目の届くところ)で作業してもらうのが安心です。

「いつかやらなくては…」と思っている作業を、ずっと心にとどめたまま過ごすのは精神衛生上よろしくありません。ぜひこの機会に切り替えとデータ化を進めてみましょう!
そして浮いた時間で、より深い顧客満足のためのサービスに充てていけるとよいですね。

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